زمان روي سراشيبي گذر
جام جم آنلاين: از دور مثل كوههاي كليمانجارو به نظر ميرسد، نزديك كه ميشويد، ميبينيد تپه ماهوري ناچيز بوده است. اين حكايت عمر آدمهاست؛ اگر به كودكي 10 ساله بگوييد 60 سال ديگر زندگي ميكند، به خيالش زياد است، اما اگر از پيرمردي 70 ساله بپرسيد، عمر برايش چطور گذشته است، ميگويد: به چشم برهم زدني.
همه ما مجلهها و كتابهايي در خانه داريم كه وقت نكردهايم حتي ورق بزنيمشان، سفرهايي دور و دراز كه در هيچ تعطيلي نتوانستهايم برنامهمان را براي آنها تنظيم كنيم و شماره تلفنهايي در دفتر تلفنهايمان كه دلمان براي صاحبان آنها تنگ شده است، اما فرصتي براي شنيدن صداي آنها نداشتهايم. همه ما روياهايي داشتهايم كه نتوانستهايم بخشي از زمانمان را براي دست يافتن به آنها اختصاص بدهيم.
در كنار ما اما كساني هم هستند كه هميشه وقت براي همه كارهايشان دارند. به همين خاطر، كمتر حسرت عمر رفته را ميخورند. اين آدمها همانهايي هستند كه ارزش وقت را بهتر از ديگران ميفهمند و به برنامهريزي براي زمانشان اعتقاد دارند و به همين دليل است كه ما هم ميخواهيم روشهايي براي بهرهوري بيشتر از وقتتان را يادتان بدهيم تا در آينده، حسرت روزهاي رفته عمرتان را نخوريد.
بنويسيد، بنويسيد، بنويسيد
پيشتر هم برايتان گفتهايم كه نوشتن درمان خيلي از دردهاست. تعريف كردهايم كه گاهي وقتها، اگر آدم افسرده باشد، نوشتن حالش را بهتر ميكند يا اگر خشمگين باشد، نوشتن خشمش را فرو مينشاند، اما علاوه بر اينها، نوشتن در مديريت زمان هم به شما كمك ميكند.
كساني كه برنامههاي روزانهشان را مينويسند، سريعتر از آنها كه چيزي نمينويسند، كارهايشان را انجام ميدهند. ميدانيد چرا؟ فرض كنيد كارهايي كه بايد در طول روز انجام دهيد، مجموعهاي از كارتهاي مقوايي كوچك است كه در سبدي روي هم ريخته است.
براي به ياد آوردن اينكه در هر ساعت از روز قرار است چه كار كنيد، ناچاريد هر بار كارتهاي داخل سبد را زير و رو كنيد و عنوانشان را بخوانيد و از ميان آنها يكي را براي انجام دادن انتخاب كنيد.
اين وقفهها اگرچه در ظاهر زياد نيست، اما اگر مجموع آنها را در طول روز جمع بزنيد، رقم بزرگي ميشود. از طرفي شما ناچاريد دائما مجموعه كارهاي روزانه را در ذهن خود مرور كنيد كه اين وضع باعث ميشود نتوانيد متمركز باشيد.
اما اگر مجموعه آن كارتهاي رنگي را براساس اولويت انجام بچينيد، آن وقت با سرعت بيشتري انجامشان ميدهيد و به اين ترتيب در وقتتان صرفهجويي ميكنيد.
حتما ميدانيد كه منظور ما از چيدن آن كارتهاي كوچك در ذهنتان، نوشتن كارهاي روزانه روي كاغذ است. شما بايد هر شب، پيش از خواب، برنامهكاري روز بعد را براساس اولويت انجامشان روي كاغذ بنويسيد تا هم از آشفتگي ذهني در طول روز خلاص شويد، هم بهتر تمركز كنيد و هم در وقتتان صرفهجويي كنيد.
يادتان باشد برنامه را با جزئياتش بنويسيد و هميشه كمي وقت اضافه هم براي حوادثي كه انتظارشان را نداريد، پيشبيني كنيد. يك برنامه كاري خوب بايد انعطافپذير باشد، يعني اگر شرايطي پيش آمد كه گمان كرديد بايد زمان انجام برخي كارها را با هم عوض كنيد، درنگ نكنيد.
هر موفقيتي جايزه دارد
هرگاه در يكي از بخشهاي برنامهريزي روزانهتان موفق ميشويد، به خودتان جايزه بدهيد. مهم است كه حتما زماني را در برنامه روزانه براي تشويق خود، در نظر گرفته باشيد.
براي مثال پزشكي را ميشناسم كه بشدت سرش شلوغ است. او مدتي است برنامههاي روزانهاش را مينويسد. ميدانيد براي هديه دادن به خودش از چه روشي استفاده ميكند؟
نكته: يادتان باشد برنامه را با جزئياتش بنويسيد و هميشه كمي وقت اضافه هم براي حوادثي كه انتظارشان را نداريد، پيشبيني كنيد. يك برنامه كاري خوب بايد انعطافپذير باشد، يعني اگر شرايطي پيش آمد كه گمان كرديد بايد زمان انجام برخي كارها را با هم عوض كنيد، درنگ نكنيد
او عاشق يك سريال تلويزيوني است و مدتي است مجموعه سيديهاي آن سريال را خريده است و هر روزي كه موفق ميشود به برنامههاي نوشته شدهاش عمل كند، روي كاناپهاش لم ميدهد و سريال محبوبش را تماشا ميكند.
ميپرسيد اگر موفق نشد چه ميشود؟ هيچ! بخش جايزه را حذف ميكند. سيديهايش در كمد ميمانند و او به جاي تماشاي سريال، وقتش را صرف جبران كارهاي عقبافتادهاش ميكند.
متمركز باشيد
شايد بتوانيد هم با تلفن صحبت كنيد، هم نامهاي را بخوانيد، هم تلويزيون تماشا كنيد، هم رختها را اتو كنيد و هم به گلدانهاي روي تراس فكر كنيد كه بايد خاكشان را سرفرصت عوض كنيد! اما پيشنهاد ما اين است كه حتي اگر توانايي انجام چند كار را در زماني واحد داريد، به هر حال، اين شيوه را امتحان نكنيد، چون با اين آشفتگي فكري، تمركزتان كم ميشود. در عوض بهتر است در هر زماني، روي انجام يك كار متمركز شويد و وقتي آن را تمام كرديد، سراغ بعدي برويد.
كجاست خط پايان؟
مردم از ضربالاجل بيزارند، چون تعيين خط پايان، خاطرشان را نگران ميكند و آنها را واميدارد به بهرهوري از زمانشان فكر كنند، اما گرچه ضربالاجل هر كسي را دلواپس ميكند، شما براي خودتان خط پايان تعيين كنيد و مطمئن باشيد پس از مدتي به اين نوع زمانبندي عادت ميكنيد.
به اين نكته هم توجه داشته باشيد كه هميشه كمي بيشتر از آنچه را پيشبيني ميكنيد، براي ضربالاجل اختصاص دهيد تا در صورتي كه اتفاقي پيشبيني نشده افتاد، برنامهريزيهايتان بههم نخورد. براي مثال فرض كنيم كه امروز ميخواهيد مجلهاي خانوادگي را به شكل كامل مطالعه كنيد. با توجه به متوسط سرعتي كه در مطالعه داريد، حدس ميزنيد كه اين كار را يكساعته تمام كنيد، اما وقتي قرار است ضربالاجل تعيين كنيد، شيوه درست اين است كه به جاي آن، يك ساعت و ده دقيقه را در برنامهريزي روزانه به اين كار اختصاص بدهيد.
اين ده دقيقه سوپاپ اطميناني است كه باعث ميشود اگر اتفاق پيشبيني نشدهاي هم افتاد مثلا دوستي به شما تلفن زد، بتوانيد همچنان در برنامهريزيتان باقي بمانيد و در صورتي كه اتفاقي نيفتاد و شما كارها را در 60 دقيقه تمام كرديد، آن وقت آن ده دقيقه همانطور كه پيشتر هم گفتيم، ميشود زماني براي جايزه دادن به خودتان.
هدفهاي دور و دراز تعيين كنيد
هر روز كه از زندگي ميگذرد، هريك از ما ممكن است اهداف اصلي زندگيمان را فراموش كنيم. از طرفي، خيليها هم «باري به هر جهت» زندگي ميكنند و معتقد به «هرچه پيش آمد، خوش آمد» هستند و اصولا حوصله برنامهريزيهاي بلندمدت را ندارند، اما اين شيوه زندگي آدمهاي موفق نيست، آنها علاوه بر اينكه براي كوتاهمدتشان برنامهريزي ميكنند، اهدافي هم براي آينده دارند.
ضربالاجل برخي از اين اهداف، هفتگي، برخي ماهانه و برخي سالانه است. باور به اهداف بلندمدت هم به شما كمك ميكند در اولويتبندي برنامههاي كوتاهمدتتان، منطقيتر رفتار كنيد و هم انگيزهاي براي پرتلاش بودن به شما ميدهد.
شما مسئول همه كارها نيستيد
يك برنامهريز زماني موفق، كسي نيست كه همه كارها را خودش در كوتاهترين زمان ممكن انجام دهد؛ بلكه كسي است كه بخوبي ميداند هر بخش از كارها، از عهده چه كساني برميآيد، براي مثال فرض كنيم شما ميخواهيد براي اداره كارهاي منزل برنامهريزي كنيد. روش درست برنامهريزي اين نيست كه همه كارها را خودتان انجام دهيد؛ بلكه شيوه درست اين است كه با سنجش تواناييهاي هريك از اعضاي خانواده، به آنها هم مسئوليتهايي بسپاريد.
شايد اين مسئوليتها كوچك باشد و به ظاهر به زمان كمي براي انجامشان نياز باشد، اما حسنش اين است كه همين زمانهاي كوچك، وقتي با هم جمع ميشود، به دريايي از ساعتها و روزها تبديل ميشود كه نبايد تمامش از روزهاي عمر شما كم شود.
مريم يوشيزاده / گروه جامعه