جام جم آنلاين: امروزه مديريت موثر بر زمان مهارتي است كه همگي ما بدان نيازمنديم. مديريت زمان و برنامه‌ريزي درست و مناسب براي استفاده از زمان نه‌تنها ارزشمند است، بلكه به عنوان يك ضرورت براي موفقيت در كار و حرفه هر فردي محسوب مي‌شود. در واقع مديريت موفق زمان هنگامي امكان‌پذير است كه اهداف روشن و بخوبي تعريف شده باشد.
در اين حالت شما مي‌دانيد كه به كجا مي‌خواهيد برويد و در نهايت به چه نتايجي دست مي‌يابيد. هدفگذاري پيش‌شرط لازم و كليد مديريت زمان موفق است. شخصي كه اهداف آگاهانه و هوشمندانه دارد، نيروهاي ناخودآگاهش را در راستاي فعاليت‌هايش هدايت مي‌كند.

شايد بتوان گفت يكي از دشوارترين و مهم‌ترين تصميماتي كه فرد بايد براي مديريت موثر زمان اتخاذ كند، آن است كه مشخص كند چه چيزي مهم و چه چيزي فوري و ضروري است. در مديريت زمان افراد براي رسيدن به هدف خود لازم است قاعده 20:8 را در نظر داشته باشند، چرا كه طبق اين قاعده، از كل مسائلي كه در زندگي با آن دست به گريبان هستيم تنها 20 درصد آنها داراي اهميت مي‌باشند كه 80 درصد از موفقيت ما در گرو همين 20 درصد است. پس لازم است كه اين مسائل را شناسايي كرده و براي آنها اولويت خاصي را در نظر بگيريم.

براي مديريت زمان ياد بگيريد كه به بعضي از كارها بگوييد «نه»!


همه ما بايد قبول كنيم كه قادر به انجام هر كاري نيستيم و اين موضوع را بايد جدي گرفت، چرا كه در هر شغلي احتمالا كارهاي بسياري براي انجام دادن وجود دارد كه نياز به نوعي خلاقيت و نوآوري ذاتي دارد. هم از نظر مقدار و هم از نظر اولويت شما مجبوريد به بعضي از كارها «نه» بگوييد، چرا كه اگر شما عادت كنيد كه بي‌چون و چرا هر خواسته‌اي را بپذيريد، شخصي ضعيف به نظر خواهيد آمد و در نتيجه بيشتر از سهم خودتان، كار بر سرتان مي‌ريزد. بنابراين در اينجا تعادل و زمانبندي، نكات اصلي‌اند. قبل از پذيرش هر كاري بايد ابتدا فكر كنيد. هميشه دلايل زيادي براي «بله گفتن» وجود دارد، مثلا شما نمي‌خواهيد ديگران را برنجانيد يا مي‌خواهيد هر كاري كه باشد را انجام دهيد و غيره و در اين مورد تقريبا همه ما نقاط ضعفي داريم. بايستي تصميم بگيريم كه با ديگران ‌جدي باشيد چرا كه «نه گفتن» يك صرفه‌جويي‌كننده اساسي زمان است.

اولويت‌گذاري را فراموش نكنيد

در مديريت زمان، اولويت‌گذاري به معني تصميم‌گيري است. اين كه كدام وظيفه داراي حق‌تقدم زيادي است و كداميك در اولويت دوم است و اين كه كداميك داراي كمترين اولويت است. در واقع وظايف با اولويت زياد بايستي در ابتدا انجام شوند.

با اولويت‌گذاري كارهايتان براساس اهميت، شما مطمئن مي‌شويد كه:

ـ ابتدا روي كارهاي مهم تمركز مي‌كنيد.

ـ در صورت لزوم، براساس ضرورت و فوريت روي وظايف كار مي‌كنيد.

ـ در يك زمان دقيقا روي يك وظيفه متمركز مي‌شويد.

ـ در برنامه‌ريزي زمان، با كارها به صورت موثرتري برخورد مي‌كنيد

كمال‌گرايي در انجام همه كارها لازم نيست

برخي از افراد در مورد انجام حتي جزئي‌ترين كارها عادت به كمال‌گرايي دارند، اما حقيقت اين است كه رسيدن به كمال به وقت زياد نياز دارد و در هر حال ممكن است هميشه خيلي هم لازم نباشد كه براي بي‌عيب و نقص بودن هر كار جزئي، وقت زيادي صرف شود. بايستي با تمام وجود مطمئن شويد آنچه كه بايد در حد كمال انجام شود به طريقي صورت گيرد كه دستيابي به آن راحت هم باشد.

كارهايتان را مطابق با آهنگ بيولوژيكي خود انجام دهيد

در مورد منحني فعاليت خود به ياد داشته باشيد كه بالاترين سطح فعاليت معمولا در صبح اتفاق مي‌افتد و اين سطح از فعاليت مجددا در باقي روز به دست نخواهد‌ آمد.

بعد از ظهر و به طور مشخص بعد از ناهار معمولا دوره عدم فعاليت و ركود شروع مي‌شود اگر چه بعضي از افراد تلاش مي‌كنند با خوردن قهوه غليظ بر اين سستي غلبه كنند.

در مديريت زمان مهم آن است كه آهنگ نوسانات و تغييرات روزانه خودتان را معلوم كنيد و بتوانيد برنامه‌ها و كارهاي پيچيده و دشوار خود را براي نقطه اوج صبح تنظيم نماييد. در طي زمان كه انرژي شما رو به كاهش مي‌گذارد، شما نبايستي برخلاف آهنگ بيولوژيكي خودتان كاري انجام دهيد.

اگر شما از افرادي هستيد كه ملاقات‌كنندگان زيادي داريد براي استفاده موثر از زمان مي‌توانيد موارد زير را امتحان كنيد:

ـ تا حد امكان بر تعيين وقت قبلي پافشاري كنيد.

ـ به آنها پاسخ بدهيد، اما قرار وقت ديگري براي ديدارشان نگذاريد.

ـ به خاطر داشته باشيد، شروع نكردن گفت‌وگو آسان‌تر از قطع كردن سريع آن است.

ـ در صورت لزوم ارتباط موثر برقرار كنيد تا سوال‌ها و شك و ترديدها را كاهش دهيد.

ـ تعيين كنيد كه چه مطالبي بايد به صورت كتبي درآيد و به ديگران هم اطلاع دهيد.

ـ حتما محدوده زماني تعيين كنيد.

ـ مهم‌تر از همه اين كه بيشتر مواقع «نه» بگوييد. شما بدون اين كه بي‌ادب باشيد مي‌توانيد قاطع باشيد.

مديريت زمان اثربخشي زماني اتفاق مي‌افتد كه:

ـ افراد اوقاتشان را براي امور مهم صرف كنند نه فقط براي مسائل ضروري و فوري.

ـ افراد بتوانند مسائل مهم را به وضوح از مسائل ضروري جدا نمايند.

ـ هنگامي كه لازم است به افراد «نه» بگويند و براي اين پاسخ منفي خود دليلي داشته باشند تا احساس گناه نكنند.

معصومه اسدي
جام‌جم