اسناد ملي  

انسان در طي قرون متمادي و در خلال رويارويي با حوادث گوناگون به تجربيات ارزشمندي دست يافته است. تاريخ مجموعه تمامي اين تجربيات است و عدم بهره مندي از اين دستاورد گرانبها و سرمايه عظيم بشري  مي تواند ضمن آنكه به تكرار خطاها و اشتباهات گذشته بيانجامد باعث گسستگي نسل امروز با نسلهاي پيشين شود لذا مي بايست اين تجارب به نسل حاضر منتقل شود. در همين راستا اسناد ملي هر كشور  به منزله گنجينه اي گرانبها است كه به  پلي ارتباطي بين گذشته و آينده آن سرزمين  مي ماند و مي بايست از آن محافظت به عمل آيد. بنابراين به منظور آشنايي بيشتر با ماهيت اين ميراث ارزشمند در ادامه از آنجايي كه تعاريف مختلفي از اسناد و مدارك در حوزه‌هاي مختلف علوم ارائه شده است نخست به بررسي اين تعاريف مي‌پردازيم:

 

1- تعريف سند از نظر لغوي

 - تكيه‌گاه

 آنچه پشت بدو دهند - دهخدا

- آنچه كه قابل اعتماد باشد، مدرك مستند - فرهنگ مشيري

- نوشته‌اي كه قابل استناد باشد - فرهنگ معين

- مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل و ملكي را به كسي بدهند. فرهنگ معين

 

2- تعريف سند از ديدگاه حقوق اسلامي:

در اصطلاح و فقه اسلامي روايت يك حديث را «سند» گويند. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است كه آنرا لفظ حديت گويند و معني سند بطريق متن براي آن است كه دانسته شود حديث، مأخوذ از قول چه كسي است. (كتاب بايگاني اسناد و مدارك اداري در روش تلفيق علمي، علامه حائري، ص 22 و 23).

 

3- تعريف سند از ديدگاه قانون مدني ماده 1284:

"سند عبارت است از هر نوشته‌اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استفاده باشد."

 

4- از نظر قوانين مالي ايران:

در قوانين مالي ايران سند به صورت كلي تعريف نشده، بلكه بر حسب مورد تعريف گرديده است. ماده 16 قانون محاسبات عمومي مكتوب 21 سفر 1329 مي‌گويد بودجه دولت سندي است كه معاملات دخل و خرج مملكتي براي مدت معيني در آن پيش‌بيني و تثبيت مي گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند، كه عبارت است از يكسال شمسي (همان كتاب ص 24).

 

5- تعريف سند از ديدگاه اصول حسابداري:

هر نوشته اي كه ذمه سازمان يا شخص حقيقي يا حقوقي را كه به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد كالا يا خدمات و يا حاكي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حكايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يكي از مقاصد سند محسوب مي‌شود (همان كتاب ص 26)

 

6- تعريف سند در قانون سازمان اسناد ملي ايران:

كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكسها، نقشه‌ها، كليشه ها، نمودارها، فيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد. (تبصره ماده اول قانون مصوب 17/2/1349)

 

7- تعريف سند از ديدگاه علم كتابداري:

هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا بصورتهاي ديگر و هر شيئي مادي را كه بتوان از محتواي  آن اطلاعاتي بدست آورد "دبيزه" يا "مدرك" گويند. (اصطلاحات كتابداري)

پس از تجزيه و تحليل وجوه اشتراك و افتراق تعاريف ياد شده، عبارت زير به عنوان تعريف سند پيشنهاد مي‌گردد:

"سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم ازنوشتاري، ديداري، شنيداري كه توسط اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد."

 

 تاريخچه آرشيو در ايران

رسم نگهداري و حفاظت از اسناد و مدارك دولتي در ايران از ديرباز رايج بوده است. در دوران هخامنشيان هسته مركزي و زيربناي تشكيلات اداري امپراطوري را "بايگاني سلطنتي" تشكيل مي داد. در حقيقت مغز متفكر سازمان اداري، رئيس بايگاني سلطنتي بود كه فرمان هاي شاه را به زيردستان ابلاغ مي كرد؛ وي مسئول ضبط و ربط مكاتبات حكومتي، فرمان ها و دستورهاي شاه و ديگر وقايع مهم روز بود. پس از فتح ايلام، ايرانيان با لوحه هاي گلي آشنا شدند و از كاربرد آن در امور تجاري و اداري اطلاع يافتند.

ايرانيان در ميانه قرن پنجم پيش از ميلاد از موادي مانند: چرم و پاپيروس براي نوشتن استفاده  مي كردند. اما به سبب آسيب پذيري اين مواد، اسناد و مدارك دوره هخامنشي دوام زيادي نياورد و بيشتر آنها از بين رفت. اسناد باقي مانده از دوران هخامنشي در مقايسه با اسناد موجود در آرشيوهاي منطقه، بسيار اندك است. خوشبختانه با وجود ظرافت و آسيب پذيري اين اسناد، معدودي از آنها كه از چرم و پاپيروس بوده، در شنزارهاي مصر پيدا شده است. يكي از اين گنجينه هاي پر ارزش، يك كيسه پستي حاوي چندين نامه است. اين نامه ها كه به دلايل نامعلومي به مقصد نرسيده، حاوي دستورهايي به افراد مختلف بوده و در سال هاي 410 تا 411 پيش از ميلاد نوشته شده است.

بي ترديد سازمان هاي آرشيوي سلطنتي ايران در بابل، اكباتان، شوش، پرسپوليس و ديگر شهرهايي كه محل زندگي شاهان ايراني بود، وجود داشته است. پس از تسلط يونانيان بر ايران، اسكندر با بهره گيري از شيوه ها و بنيادهاي آرشيوي ايرانيان، سازمان آرشيوي سلطنتي ايران را توسعه داد و حتي هنگامي كه نسخه هاي اصلي اسنادش دريك آتش سوزي از بين رفت، بي درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد كه در اختيار فرماندهان نظامي بود، اسناد از بين رفته را بازنويسي كنند.

شيوه ايرانيان در نگهداري اسناد ديواني، بعدها چنان گسترش يافت كه معمول ديگر حكومت ها نيز گرديد. و آنان شيوه ايرانيان را در حفظ و نگهداري اسناد، در سرزمين هاي خويش نيز به كار بردند. در دوره صفويه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالي و احكام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصي ثبت مي شد. محل نگهداري اين دفترها كه "انبار دفترخانه ديوان اعلا" نام داشت ظاهراً عمارت چهلستون بود.

در دوره قاجاريه از زمان فتحعلي شاه، اسناد و مكاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداري مي شد و آرشيو جزو اداره بيوتات به شمار مي رفت. از زمان ناصرالدين شاه، علاوه بر بخش نگهداري اسناد دربار، اسناد سياسي در وزارت امور خارجه و اسناد مالي در دستگاه ميرزا يوسف خان مستوفي الممالك گردآوري مي شد اما روش صحيحي براي نگهداري اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال 1278 خورشيدي وزارت خارجه به پيروي از روش بايگاني كشورهاي اروپايي، بايگاني خود را مرتب كرد.

پس از انقلاب مشروطه و در طي سال هاي 1280 تا 1309 خورشيدي اقدام هايي براي به كاربردن روش هاي نوين بايگاني با استفاده از دانش و تجارت هيات هاي فرانسوي و بلژيكي انجام گرفت. سرانجام در ارديبهشت ماه 1309 تاسيس مركزي براي حفظ اسناد دولتي در جلسه هيات وزيران به تصويب رسيد. به اين ترتيب تا سال 1345 كه لايحه تاسيس ((سازمان اسناد ملي ايران)) به هيات دولت ارائه شد، هرچند وقت، يك بار لوايحي در اين باره مورد بررسي قرار مي گرفت.

پس از طرح لايحه مزبور در 23/8/45 و طي مراحل مختلف رد و قبول، سرانجام در جلسه هفدهم ارديبهشت ماه 1349 مجلس شوراي ملي قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران به تصويب رسيد و براي اجرا به دولت ابلاغ شد بدين سان مقدمات تشكيل آرشيو ملي ايران به عنوان پاسدار فرهنگ و هويت تاريخي كشور به وجود آمد.

 

شوراي سازمان

به موجب ماده چهارم قانون تاسيس سازمان اسناد ملي ايران، شوراي سازمان مركب از اشخاص زير است:

 1- وزير امور خارجه.

2- وزير فرهنگ و آموزش عالي

3- دادستان كل كشور

4- دبيركل سازمان امور اداري و استخدامي كشور

5- دادستان ديوان محاسبات

6- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير فرهنگ و آموزش عالي و تصويب هيات وزيران كه براي مدت سه سال انتخاب مي شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. بجاي اعضاي مذكور در چهار بند اول ممكن است، معاونين آنها حضور يابند. اعضاي شورا از بين خود يك نفر را به عنوان رئيس انتخاب مي كنند.

 

پژوهشكده اسناد

 از آنجا كه آرشيو حافظه ملي هر كشور است و سازمان هاي آرشيوي علاوه بر وظايف اجرائي، داراي رسالت فرهنگي و پژوهشي نيز هستند و با عنايت به تاكيد مقام معظم رهبري و مقام محترم رياست جمهوري بر ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشي و گسترش فرهنگ آرشيوي و كمك به محققان كشور، سازمان اسناد ملي ايران، در سال 1372 موفق به طرح و اخذ موافقت موسسه مطالعات و تحقيقات آرشيوي، ((پژوهشكده اسناد)) از وزارت فرهنگ و آموزش عالي شد. اهم اهداف و وظايف پژوهشكده اسناد به شرح زير مي باشد:

 

الف – مطالعه و تحقيق در مورد اسناد موجود در آرشيو سازمان اسناد ملي ايران و ساير مراكز آرشيوي به منظور كشف نكات مبهم و مكتوم تاريخي در جهت تدوين تاريخ جامع معاصر ايران.

ب- مطالعه و تحقيق در خصوص شيوه هاي بازسازي و مرمت اسناد و استفاده از روش هاي نوين علمي براي شناسايي عوامل مخرب و موثر بر اسناد و يافتن راه هاي مقابله با آنها.

ج – بررسي و مطالعه روش هاي طبقه بندي اسناد مطابق با استانداردهاي جهاني

د- تلاش در جهت ساخت و تهيه مواد لازم براي مرمت اسناد در داخل كشور.

ه – تهيه كليدواژه ها، اصطلاحنامه ها، اصول شماره گذاري و نمايه سازي در جهت استفاده صحيح و علمي از كامپيوتر به منظور ارائه شيوه هاي بازيافت اطلاعات موجود و اشاعه آنها.

و- تهيه و آماده سازي مجموعه هاي اسنادي براي انتشار به صورت گزارش، كتاب و يا نشريات مربوط.

ز- تهيه و تنظيم و ارائه طرح هاي پژوهشي در زمينه تاريخ معاصرايران به پژوهشگران

ح- همكاري با موسسات دولتي، دانشگاه ها و مراكز پژوهشي و مطالعاتي فرهنگي و علمي داخل و خارج از كشور و راهنمايي آنان در زمينه اسناد آرشيوي.

ط- معرفي و شناساندن اسناد موجود در سازمان اسناد ملي ايران و تهيه راهنماهاي لازم به منظور تسهيل در اين امر.

 در حال حاضر پژوهشكده اسناد با طراحي سه گروه در زمينه تحقيقات آرشيوي، مطالعات و حفظ و نگهداري اسناد، گروه تحقيقات تاريخ معاصر ايران به تكميل كادر هيات علمي خود مشغول است. پژوهشكده اسناد داراي شوراي عالي مركب از رياست و معاونان سازمان و سه تن از شخصيت هاي علمي كشور است كه جلسات آن هر دو ماه يكبار تشكيل مي شود. علاوه بر فعاليت هاي جاري، بر اساس مقررات خود طرح هايي را اجرا و طرح هاي ديگري را در دست اجرا دارد.

 

آرشيو شفاهی سازمان اسناد ملی کشور
شايد برايتان قابل توجه باشد که بدانيد در سازمان اسناد ملی بخشی بنام "آرشيو شفاهی" وجود دارد. در اين بخش هر يک از افراد هنرمند، سياستمدار، دانشمند، پزشک، مهندس، می توانند تجربيات، مشاهدات و خاطرات خود را برای آيندگان باز گويند. اين اسناد شفاهی نيز حامل پيام های فرهنگی و اجتماعی هستند که تمامی آحاد مردم و نه تنها پژو هشگران می توانند پيشينه ی فرهنگی خود را در آن کشف کنند.

 

 بخش آثار دست نوشته سازمان اسناد ملی

 برای نخستين بار در ايران آرشيو تخصصی برای نگهداری از اسناد و دست نوشته های هنرمندان، نويسندگان، شعرا و تمام مشاهير کشور راه اندازی می شود. اکنون دست نوشته های تعدادی از مفاخر و نويسندگان بنام همچون ملک الشعرای بهار، جمالزاده، پروين  اعتصامی، پژمان بختياري و...در اختيار سازمان اسناد ملی ايران قرار گرفته است اما هنوز بخش عمده ای از آثار اين بزرگان در اختيار خانواده های آنهاست که در صورت همکاری آنها با سازمان اسناد ملی و حتی ارائه نسخه های کپی اين دست نوشته ها نيز می توان براي تکميل اين آرشيو تخصصی در کشور اقدام کرد.