سازمانهاي
دولتي داراي احتياجاتي هستند كه بايد بفوريت تامين شود و این وضع براي خريدهاي
فوري و جزئي بيشتر مشاهده مي شود. براي تامين این نياز ذيحساب مبالغي معين در
اختيار ماموران خريد يا ادارات كارپردازي و تداركات قرار مي دهد. تا پس از مصرف،
اسناد هزينه لازم را جهت پرداخت مجدد به اداره كل حسابداري و ذيحسابي ارائه دهند.
چنانچه
فرضاً مبلغ 000/500 ريال تنخواه گردان پرداخت به اداره تداركات پرداخت شود اسناد
حسابداري به ترتيبي كه قبلاً گفته شد تنظيم مي شود ليكن در این مثال حساب تنخواه
گردان ادارات بدهكار و حساب بانك مركزي بستانكار مي شود.
پرداخت
علي الحساب و پيش پرداخت
كلية
پرداختهاي واحد مالي بصورت قطعي صورت نمي گيرد و گاهي لازم است بعلت عدم امكان
تهيه اسناد هزينه قبول از پرداخت و يا حتي قبل از تعهد مبالغي پرداخت شود، مانند
هزينة ماموريت، مساعده حقوق كاركنان، افتتاح اعتبار اسنادي براي خريدهاي خارج از
كشور و غيره. در اسناد حسابداري مورد نظر حساب علي الحسابها يا پيش پرداختها
بدهكار و حساب بانك مركزي بستانكار مي شود. بديهي است پس از خاتمه ماموريت يا
تحويل كالا و تهيه اسناد هزينه، حسابهاي فوق الذكر واريز مي گردد.
پرداخت
بهاي كالاي خريداري شده
كالاهاي
مصرفي و غير مصرفي مورد نياز سازمانهاي دولتي پس از طي مراحل قانوني و تهيه اسناد
لازم خريداري و دستور پرداخت از طريق صدور حواله ابلاغ مي شود. در امور مالي نيز
سند حسابداري صادر و در دفتر روزنامه ثبت مي شود.
نكته
مهم در ثبت هزينه ها این است كه براي هر خرج سه مطلب مي بايست كاملا روشن باشد.
1-
خرج از كدام برنامه يا طرح مي بايست پرداخت شود؟
2-
خرج از اعتبار چه ماده اي تامين شده است؟ (در صورتي كه بر حسب فصول بودجه حساب
هزينه نگهداري شود آگاهي از فصول چهارگانه ضرورت خواهد داشت.)
3-
خرج بر اساس چه مجوزي مي بايد انجام گيرد؟
واريز
اسناد تنخواه گردان پرداخت
ادارات
كارپردازي و تداركات يا مأمور خريد از محل تنخواه گردان دريافتي خود به پرداخت
هزينه هاي جزئي و فوري مبادرت نموده، اسناد لازم را تهيه مي كند.
اسناد
جمع آوري شده به امور مالي تحويل مي شود تا پس از رسيدگي، معادل آن چك در اختيار
ادارات يا مأمور خريد قرار گيرد. امور مالي، اسناد هزينه را بر حسب برنامه ها و
مواد بودجه تفكيك و بحساب هزينه هر برنامه بدهكار و بانك مركزي را بستانكار مي نمايد.
دو
نكته مهم در مورد تنخواه گردان پرداخت قابل ذكر است
1-
حساب تنخواه گردان ادارات يا اشخاص هنگام واگذاري تنخواه گردان ايجاد و در آخر سال
زمان واريز تنخواه گردان بسته مي شود.
2-
در طول سال كه اسناد هزينه تنخواه گردان واريز مي شود، به حسابهاي هزينه برنامه ها
و بانك مركزي ثبت شده و ارتباطي به حساب تنخواه گردان ندارد.
واريز
تنخواه گردان طرح
طرحهاي
دسنگاه اجرائي به دو نوع طرحهاي ارجاعي و طرحهاي اجرايي تقسيم مي شود. طرحهاي
ارجاعي طرحهايي هستند كه توسط دستگاههاي اجرايي به پيمانكار واگذار مي شوند تا طبق
موافقت نامه هاي مربوطه اجرا نمايند. در این نوع طرحها معمولا تنخواه گردان،
پرداخت نمي شود بلكه بر اساس موافقت نامه هاي منعقد شده و طبق آئبن نامه مربوط به
پيش پرداختها مبالغي به عنوان پيش پرداخت و در ازاء دريافت ضمانتنامة بانكي پرداخت
مي¬گردد. طرحهاي اجرايي طرحهايي هستند كه از طرف دستگاه مربوطه و با استفاده از
عوامل موجود مانند نيروي انساني، وسايل و ماشين آلات و ابزار كار و ساير امكانات
به مرحلة اجراء در مي آيد. واحد اجرائي مي-بايست با دريافت تنخواه گردان از ذيحساب
نسبت به تامين نيازهاي اوليه طرح و تامين وسايل جزئي و فوري اقدام كند. چنانچه تنخواه
گرداني پرداخت شود مي بايست این مبلغ در پايان دوره مالي و قبل از بستن حسابهاي
طرح واريز شده و از طرف ذيحساب اقدامات مربوط به واريز اسناد هزينه به حسابها
انجام شود. معمولاً تا 20 فروردين ماه جهت پرداخت ماندة تنخواه گردان و ارسال
اسناد هزينه مهلت داده مي شود.
استرداد
وجوه نقدي مصرف نشده و موجودي هاي بانكي به حسابهاي خزانه در بانك مركزي
قبل
از بستن حسابهاي طرح مي بايست كلية وجوه نقدي مازاد بر احتياج به حسابهاي خزانه در
بانك مركزي پرداخت شود. معمولا تا پايان فروردين ماه براي این كار مهلت داده مي شود.
چنانچه مبلغي در حسابهاي بانكي ذيحساب موجود باشد حساب دريافتي از خزانه بابت طرح
عمراني را بدهكار و حساب بانك مركزي طرح عمراني بستانكار مي شود.
دريافتي
از خزانه
بانك مركزي
تامين
اعتبار هزينه طرح از محل تخصيص اعتبار ابلاغ شده براي طرح:
چنانچه
پس از پرداخت هر صورت وضعيت يا هزينة طرح آرتيكل مربوط به تامين اعتبار آن در
دفاتر انجام نشده باشد لازم است در پايان سال معادل هزينه هاي انجام شده طرح، حساب
دستگاه اجرايي بدهكار و حساب تخصيص اعتبار طرح بستانكار شود.
دستگاه
اجرايي
تخصيص اعتبار طرح
تنخواه
گردان
در
اغلب واحدهاي تجاري بطور مستمر براي پرداختهاي نسبتاً كوچك مانند خريد تمبر پست،
اياب و ذهاب و خريد برخي مواد ضروري و فوري، وجه نقد مورد نياز مي باشد. پرداخت
هزينه-هاي مذكور از طريق چك در مواردي غير عملي و در موارد ديگر باعث تاخير،
ناراحتي و هزينه بيش از حد نگاهداري اسناد خواهد شد. از طرف ديگر از آنجا كه این
پرداختها بطور مستمر انجام مي گيرد و بنابراني جمع آنها رقم قابل ملاحظه اي را
تشكيل ميدهد. اعمال كنترل بر آنها ضروري مي باشد. این كنترل مي تواند از طريق
تخصيص منابع نقدي خاص كه تنخواه گردان ناميده مي شود، اعمال گردد.
اولين
قدم براي ايجاد يك تنخواه گردان پيش بيني مقدار وجه نقد مورد نياز براي پرداخت
اقلام كوچك در يك دورة خاص، مثلاً يك هفته يا يك ماه، مي باشد. در صورت استفاده از
سيستم سند پرداخت براي این مبلغ سند پرداخت تهيه مي شود و پس از صدور چك، معادل
مبلغ چك به بدهكار حساب تنخواه گردان و بستانكار حساب موجودي نزد بانك منظور مي گردد.
معمولاً براي پرداخت تعيين مي شود. سپس وجه چك در اختيار يكي از كاركنان، كه
هنگامي كه موجودي تنخواه گردان به حداقلي كه قبلاً براي آن تعيين شده است برسد،
بايد وجوه پرداختي از محل تنواه واريز گردد. براي این منظور پس از ارائه مدارك و
اسناد مربوط به پرداخت هاي انجام شده توسط مسئول تنخواه گردان صادر مي شود. مبلغ
چك صادره از طرفي به بدهكار حساب هاي هزينه يا دارائي (طبق مدارك ارائه شده توسط
دارنده تنخواه) و از طرف ديگر به بستانكار حساب موجودي نزد بانك منظور مي شود و
باين ترتيب رقم موجودي تنخواه گردان بدون تغيير باقي مي ماند. بايد توجه داشت كه
تنها قلم ثبت شده در حساب تنخواه گردان همان پرداخت اوليه به حساب تنخواه گردان
است، مگر اينكه در آينده مبلغ تعيين شده كاهش يا افزايش يابد.
حسابداري
داد و ستدهاي تجاري و نقدي
در
فصول گذشته با كاربرد دفاتر روزنامه و كل در حسابداري آشنا شديم و ديديم كه ابتدا
مبادلات تجاري و مالي به ترتيب تاريخ در دفتر روزنامه منعكس مي شود. سپس اطلاعات
مندرج در دفتر روزنامه بر حسب ماهيت و ارتباط آنها با حساب هاي خاص طبقه بندي و
تلخيص شده و در دفتر ديگري به نام دفتر كل به ثبت مي رسد. به عبارت ديگر دفتر
روزنامه حاوي اطلاعات مربوط به مبادلات تجاري و مالي هر واحد (و نيز عمليات
محاسباتي لازم براي تنظيم صورت هاي مالي) به صورت ثبت كامل دو طرفه و به ترتيب
تاريخ وقوع و دفتر كل شامل اطلاعات مذكور به صورت طبقه بندي و خلاصه شده تحت
عناوين حساب هاي مختلف است.
دفاتر
روزنامه خاص
براي
ثبت و نگهداري حساب ها، روش ها و شيوه هاي مختلفي وجود دارد. ثبت، طبقه بندي و
تلخيص اطلاعات مي تواند به وسيله دست يا با استفاده از وسايل مكانيكي، الكتريكي و
الكترونيكي صورت گيرد. درك سيستم¬هاي دستي ساده تر بوده و استفادة از آنها براي
فراگيري عملي مناسبتر است. به همين دليل، دفاتر روزنامة خاصي براي سيستم هاي دستي
طراحي شده اند مورد بحث قرار مي گيرد.
كلية
داد و ستدها ابتدا در دفتر روزنامة دو ستوني ثبت و سپس هر كدام به حساب اي مروط در
دفتر كل انتقال پيدا مي كند. روش مذكور در مورد تعداد زيادي از داد و ستدهايي كه
به دفعات زياد صورت مي پذيرد و ماهيتي تكراري دارند، عملي نيست. يكي از ساده ترين
روش ها براي كاهش زمان و هزينه، تبديل دفتر روزنامه دو ستوني به دفتر روزنامة چند
ستوني، از طريق ايجاد ستون هاي متعدد جهت درج مبالغ داد و ستدها به دفتر روزنامة
چند ستوني، از طريق ايجاد ستون هاي متعدد جهت درج مبالغ داد و ستدها است. بدين
ترتيب، هر ستون براي ثبت داد و ستدهايي كه به حساب خاصي مربوط مي شود، مورد
استفاده قرار مي گيرد. براي مثال، يك ستون منحصراً به ثبت اقلام بدهكار، يا دريافت
ها و يك ستون به ثبت اقلام بستانكار با پرداخت هاي حساب صندوق اختصاص داده مي شود.
در این صورت براي هر دريافت و پرداخت نيازي به درج سر فصل يا شرح حساب صندوق در
دفتر روزنامه نخواهد بود. به اضافه، به جاي نقل يكايك اقلام دريافت و پرداخت به
حساب مربوطه در دفتر كل، مي توان جمع ستون هاي مذكور را در فواصل زماني خاصي
(مثلاً در پايان هر روز) در حساب هاي دفتر كل منعكس كرد. به همين ترتيب، مي توان
ستون هاي خاصي براي ثبت اقلام بستانكار حساب فروش و اقلام بدهكار و بستانكار حساب هاي
دريافنتي و پرداختني و روزنامه نبايد تا بدان حد افزايش پيدا كند كه موجب نامتناسب
بودن و در نتيجه غيرقابل استفاده شدن دفتر مذكور گردد. مضافاً اينكه، با افزايش
تعداد ستون ها و عرض دفتر احتمال بروز اشتباه در ثبت نيز فزوني مي گيرد.
دفتر
روزنامة چند ستوني عمومي (كه براي ثبت كليه داد و ستدها قابل استفاده است). غالباً
براي واحدهاي تجاري كوچكي كه فقط داراي يك حسابدار باشند، مناسب است. چنانچه
افزايش حجم عمليات موسسه ايجاب نمايد كه دو يا چند حسابدار به كار گمارده شوند، در
این صورت، استفاده از يك دفتر روزنامه قابل توجيه نخواهد بود. در این حالت، منطقي
است كه دفاتر روزنامه خاص جايگزين دفتر روزنامه چند ستوني گردند. هر يك از این
دفاتر به ثبت گروهي خاصي از داد و ستدها اختصاص داده مي شود. دفتر روزنامة خاص
بايد صرفاً براي ثبت داد و ستدهايي كه به طور مستمر صورت مي گيرند، مورد استفاده
قرار گيرد. از آنجايي كه در اغلب واحدهاي تجاري، مبادلاتي وجود دارد كه طي آن وجه
نقد دريافت و يا پرداخت مي گردد، عموماً دفتر روزنامة خاصي به دريافت و پرداخت
نقدي اختصاص مي يابد. واحدي كه به فروش كالا يا ارائة خدمات اشتغال دارد و كالا و
خدمات را به طور نسيه ارائه مي كند، ممكن است دفاتر روزنامه خاصي براي این منظور
اختصاص دهد، برعكس، واحدي كه داراي معاملات نسيه نيست، به نگهداري چنين دفتري نياز
ندارد.
منابع:
-
عبدالمحمد سميعي، حسابداري دولتي در ايران، 1369، ناشر: مركز آموزش مديريت دولتي،
ص273-274
-
دكتر مهدي تقوي و ايرج نيك نژاد، اصول حسابداري، انتشارات پيشبرد، 1365، ص149-152
و 403-404
- عبدالمحمد
سميعي، حسابداري دولتي در ايران، 1369، ناشر: مركز آموزش مديريت دولتي، ص64-75
------------------------------------------
خسرو محمدپور
كارشناس پشتيباني اداره كل تبليغات اسلامي